Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên hệ thống MIS

Tool Hóa đơn điện tử trên MIS giúp team Kế toán theo dõi trạng thái và xuất hóa đơn nhanh chóng, ký trực tiếp trên BKAV, hỗ trợ xử lý từng giao dịch hoặc hàng loạt một cách đơn giản và chính xác.

1. Tổng quan

Trong quá trình khách hàng đặt chỗ, nếu có nhập thông tin xuất hóa đơn, hệ thống sẽ tự động ghi nhận và hiển thị hóa đơn trên MIS.

Danh sách hóa đơn trên MIS sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin như:

• Mã tham chiếu

• Mã đặt chỗ

• Trạng thái hóa đơn

• Ngày xuất hóa đơn

• Số hóa đơn

• Hóa đơn ID

• Tổng thanh toán

• Tên tài khoản

• Loại yêu cầu xuất

• Ngày tạo hóa đơn

• Tên doanh nghiệp (MST)

👉 Chỉ người dùng có role Accountant mới thao tác được chức năng xuất hóa đơn.

2. Trường hợp khách hàng CÓ nhu cầu xuất hóa đơn

Khi khách hàng nhập thông tin xuất hóa đơn, hóa đơn sẽ rơi vào một trong các trạng thái sau:

🔹 Trạng thái Chờ duyệt

• Kế toán xem chi tiết hóa đơn

• Click Duyệt & Ký

• Hệ thống sẽ tự động ký trên BKAV

• Sau khi ký thành công → chuyển sang Đã phát hành

---

🔹 Trạng thái Chờ ký

• Kế toán xem chi tiết hóa đơn

• Click Ký

• Hệ thống tự động ký trên BKAV

• Ký thành công → chuyển sang Đã phát hành

---

🔹 Trạng thái Đang ký

• BKAV chưa trả kết quả ký về hệ thống

• Kế toán cần:

  • Kiểm tra trạng thái hóa đơn trên portal BKAV

  • Nếu đã ký thành công → thực hiện đồng bộ lại trên MIS

---

🔹 Trạng thái Đang xử lý

• Không thể ký thành công trên BKAV tại thời điểm thao tác

• Có thể do:

  • Lỗi kết nối

  • Lỗi hệ thống tạm thời

• Trạng thái này thường xử lý offline (kiểm tra thủ công với BKAV)

---

3. Trường hợp khách hàng KHÔNG có nhu cầu xuất hóa đơn

Đối với các đặt chỗ không ghi nhận yêu cầu xuất hóa đơn, hệ thống sẽ hiển thị các trạng thái sau:

🔹 Trạng thái Chờ xuất bỏ

• Áp dụng cho các đặt chỗ không có thông tin xuất hóa đơn

• Hóa đơn sẽ hiển thị:

  • Theo từng giao dịch

  • Hoặc theo cụm (tùy cấu hình hệ thống)

---

🔹 Trạng thái Đã phát hành

• Hóa đơn đã ký thành công trên BKAV

• Không cần thao tác thêm

---

🔹 Trạng thái Thất bại

• Xảy ra khi:

  • Thiếu trường dữ liệu

  • Thông tin không hợp lệ

  • BKAV không duyệt

• Cần kiểm tra lại thông tin chi tiết để xử lý

---

4. Xử lý trạng thái Chờ xuất bỏ

Đối với hóa đơn ở trạng thái Chờ xuất bỏ, kế toán có 2 cách xử lý:

✅ Cách 1: Xuất hàng loạt (tối đa 10 giao dịch/lần)

• Chọn tối đa 10 giao dịch

• Click Duyệt xuất hóa đơn

• Hệ thống sẽ:

  • Tự động kiểm tra

  • Gửi yêu cầu xuất hóa đơn lên BKAV

• Sau khi xử lý, từng giao dịch sẽ chuyển sang:

  • Đã phát hành

  • Đang ký

  • Hoặc Thất bại (tùy kết quả từng đặt chỗ)

---

✅ Cách 2: Xuất từng giao dịch

• Click xem chi tiết hóa đơn

• Thực hiện xuất hóa đơn lần lượt từng giao dịch

---

5. Lưu ý cho kế toán

• Luôn kiểm tra kỹ thông tin khách hàng trước khi duyệt/ký

• Với trạng thái Đang ký / Đang xử lý, nên:

  • Kiểm tra song song trên BKAV

  • Đồng bộ lại khi cần

• Các hóa đơn Thất bại hỗ trợ offline